Od 1 stycznia 2018 r. płatników składek ZUS czekają zmiany w zakresie zasad dokonywania wpłat z tytułu składek. Jest to konsekwencja podpisania przez Prezydenta ustawy z dnia 11 maja 2017r. – o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw. Ustawa wprowadza kilka zmian, jedną z nich jest utworzenie indywidualnych kont bankowych- składkowych dla płatników. Od 2018 r. każdy płatnik otrzyma indywidualny rachunek składkowy, na który przelewał będzie środki w ramach jednej wpłaty za wszystkie należności, do których poboru zobowiązany jest ZUS.


Aby zrozumieć nowe zasady opłacania składek, należy odwołać się do przepisów, które obowiązują teraz.  Podmioty, które stają się płatnikami składek są zobowiązane do złożenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych druku „zgłoszenie płatnika składek”, którego celem jest rejestracja płatnika w ZUS, w terminie 7 dni od:

  • Daty zatrudnienia pierwszego pracownika, bądź powstania stosunku prawnego, który uzasadniałby objecie ubezpieczeniami emerytalnymi oraz rentowymi pierwszej osoby;
  • Daty powstania obowiązku ubezpieczeń zarówno emerytalnego, jak i rentowych dla ubezpieczonych, które są zobowiązane do płacenia składek wyłącznie na własne ubezpieczenie, bądź osób współpracujących.

Po dokonaniu zgłoszenia utworzone zostaje konto płatnika składek. Na koncie płatnika ewidencjonuje się m.in. dane identyfikacyjne płatnika (NIP oraz REGON, lub w przypadku ich braku – numer PESEL lub numer i serię dowodu osobistego lub paszportu), liczbę pracowników, za których opłacana jest składka na Fundusz Emerytur Pomostowych, rozliczenia należnych składek, rozliczenia wypłacanych przez płatnika zasiłków podlegających zaliczeniu na poczet składek oraz innych składek pobieranych przez ZUS.

Płatnik składek jest zobowiązany do obliczania, potrącania z dochodów ubezpieczonych, a także rozliczania i opłacania należnych za każdy miesiąc składek. Rozliczenie składek i zasiłków wypłaconych przez płatnika następuje w jednej deklaracji ZUS DRA. Łącznie z deklaracją rozliczeniową płatnik przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, w których rozliczane są składki za poszczególne miesiące.

Imienne raporty oraz deklaracja rozliczeniowa są przekazywane do ZUS po upływie każdego miesiąca, nie później niż

  • Do 10 dnia następnego miesiąca – dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie,
  • Do 5 dnia miesiąca – dla samorządowych zakładów budżetowych oraz jednostek budżetowych,
  • Do 15 dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników.

Termin złożenia dokumentów rozliczeniowych jest jednocześnie dla płatnika terminem opłacania składek za dany miesiąc. W obowiązującym stanie prawnym płatnik składek musi opłacać terminowo składki za każdy miesiąc kalendarzowy przelewem bądź wpłatą w kasie, na 4 różne rachunki bankowe w podziale na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.

Według nowych zasad, ZUS niezwłocznie po utworzeniu konta płatnika składek generował będzie numer rachunku składkowego dla płatnika. Indywidualne numery rachunków składkowych będą równocześnie identyfikatorem płatnika składek, który podlegał będzie ewidencjonowaniu na koncie płatnika składek. Oznacza to, że płatnik składek nie będzie musiał wpisywać ręcznie identyfikatorów, które obowiązywały do tej pory, czyli numeru NIP, REGON, czy PESEL.

Obecnie w przypadku, gdy płatnik składek błędnie wpisałby którykolwiek z identyfikatorów identyfikacja składki z kontem płatnika nie jest możliwa w sposób automatyczny, powoduje to szereg procedur wyjaśniających. Wprowadzenie nowych zasad identyfikacji ma na celu również ograniczenie liczby postępowań wyjaśniających prowadzonych przez ZUS.

Biorąc pod uwagę nowe zasady, błędnie podane numery rachunków składkowych na poleceniu przelewu będzie powodowało nie zakwalifikowanie wpłaty na rachunek, odpowiedzialność za błędy w tym przypadku ponosić będzie płatnik składek.

Zmiany mają wejść w życie od 1 stycznia 2018 r., natomiast informacje o indywidualnym numerze składkowym mają być wygenerowane w takim terminie, żeby każdy płatnik składek został poinformowany do dnia 31 grudnia 2017 r. o nowym numerze rachunku składkowego, którym posługiwać się będzie od 2018 r. Indywidualne rachunki od ZUS przesyłane będą za pomocą profilu na PUE, w przypadku płatników, którzy posiadają założony profil, lub za pośrednictwem poczty, jako rejestrowaną przesyłkę. W przypadku nieotrzymania informacji płatnik będzie musiał zwrócić się do właściwej jednostki ZUS, o przekazanie informacji o nowym numerze, jeszcze przed terminem opłacania składek, który przypada na styczeń 2018 r.

W przypadku pomyłki ZUS w numerze rachunku składkowego odpowiedzialność nie obciąża płatnika.